Administrative / Back Office Assistant

Administration, Germany

Stellenbezeichnung: Administrative / Backoffice Assistant (m/w/d)

VN: 2311

Business Unit: Q-Das GmbH

Standort: Weinheim

Kurzbeschreibung:

Der ideale Kandidat/die ideale Kandidatin ist ein zuverlässiger Profi, der eine Vielzahl von Büroaufgaben übernimmt und auch unter Druck einen klaren Kopf behält. Sie zeichnen sich durch Detailgenauigkeit und Diskretion aus und sind neuen und effektiven Methode zur Verbesserung der Ergebnisse aufgeschlossen. Außerdem sind Sie ein erfolgreicher Verwaltungsassistent, der sicherstellt, dass der Büroalltag  effizienten und reibungslosen abläuft.


Aufgaben:
 
  • Terminvereinbarung (intern und extern) und Unterstützung des Geschäftsführers 
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Verwaltungen am Standort als auch virtuell im globalen Geschäftsumfeld
  • Inner- und außerbetriebliche Kommunikation, Geschäftskorrespondenz in deutscher und englischer Sprache 
  • Eigenverantwortliche Selektion von Anfragen und Veranlassung der Bearbeitung in den entsprechenden Fachbereichen 
  • Allgemeine Organisations- und Sekretariatsaufgaben, inkl. Bearbeitung des Postein- und Ausgangs
  • Angebotserstellung und Rechnungsverwaltung 
  • Betreuung des CRM-Portals inkl. Erstellung von Auswertungen 
  • Verwaltung von Wartungsverträgen und Wartungskunden 
  • Support der Telefonhotline


Qualifikationen:
 
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mindestens 3 Jahre Berufserfahrung) 
  • Erfahrung im Bereich Assistenz oder organisatorischen Tätigkeiten 
  • Organisationstalent 
  • Sehr gute Deutsch- und Englisch in Wort und Schrift
  • Flexibilität bzgl. Arbeitszeiten und -Aufgaben 
  • Sicherer Umgang mit MS-Office Anwendungen (inkl. Outlook und Teams) 
  • Vertrauensvolle und verlässliche Persönlichkeit 
  • Sehr selbstständige Arbeitsweise

Wir bieten:
 
  • Unbefristet Stelle in Vollzeit
  • Flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeit
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Ein abwechslungsreiches und umfassendes Arbeitsumfeld mit Wachstumspotential
  • Motivierte und dynamische Teams in einer offenen Unternehmenskultur

Privacy Notice:

Information you submit as part of your application must be true, accurate, complete and not misleading. You understand that any false or misleading statements or omissions made by you during the application process, including your application and interviews, may be sufficient cause to justify the rejection of your application or, if you have already become an employee, the immediate termination of your employment, subject to due process.

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We will only process your personal data for the specific purpose of processing and managing your application. In particular we process candidates’ personal data to:

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