Office ManagerIn

Administration, Bad Aibling, Germany

Job title: Office ManagerIn (m/w/d)

Location: Bad Aibling


In dieser Position sind Sie der/die Verantwortliche für das Office Management unserer Standorts in Bad Aibling. Dabei fungieren Sie auch als Schnittstelle und Koordinator für den Bereich Personalwesen sowie für rechtliche Dienstleistungen und interne Zertifizierungen.

Im Rahmen der Organisaton berichten Sie an den Geschäftsführer von Vires.


Office Management:
  • Hauptansprechpartner für die Büros in Bad Aibling und Wiener Neustadt, Facility Management und Bürologistik für das Office in Bad Aibling
  • Allgemeine Bürokommunikation
  • Organisation von internen Meetings und Team Events
  • Betreuung von Kunden und Mitarbeitern für Tranings oder Workshops vor Ort
  • Interner Auditor für die Zertifizerungen am Standort (ISO 9001 und TISAX) sowie Koordination und Betreuung von externen Audits
  • Pflege des Qualitätsmanagement Systems sowie Pflege der Maßnahmen gemäß der Anforderungen durch die DSGVO mit Unterstützung der konzerninternen Verantwortlichen
  • Ansprechpartner für allgemeine rechtliche Themen, in Kooperation mit den konzerninternen Rechtsverantwotlichen des Mutterkonzerns

Unterstützung des Management:
  • Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und anderen internen Materialien

Ansprechpartner und Unterstützung der Personalverantwortlichen:
  • Verfassen von Stellenbeschreibungen
  • Vorbereitung der Gehaltsabrechnung für den externen Dienstleister
  • Lokales On- und Offboarding
  • Allgemeiner Ansprechpartner für Mitarbeiter vor Ort
  • Koordination und Planung von Weiterbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter vor Ort

  • Mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management oder einem verwandten Arbeitsbereich
  • Bachelor Abschluss im Bereich Office Management oder BWL; oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Büromanagement
  • Erfahrung mit firmeninternen Prozessabläufen
  • Sehr gute Englisch Kenntnisse (Business fluent)
  • Hohes Maß an Empathie, Teamfähigkeit und Organisationstalent
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten
Wünschenswerte Qualifikation:
  • Erfahrungen mit Zertifizierungen und deren Dokumentation
Was wir bieten:
  • Moderne Infrastruktur
  • Arbeit in einer zukunftsweisenden Branche: der Entwicklung von Software im Bereich des autonomen Fahrens
  • Ein motiviertes, internationales Team
  • Das familiäre Umfeld eines innovativen Softwareunternehmens mit den Möglichkeiten eines weltweit erfolgreich agierenden Konzerns
  • Attraktive Vergütung

Privacy Notice:

Information you submit as part of your application must be true, accurate, complete and not misleading. You understand that any false or misleading statements or omissions made by you during the application process, including your application and interviews, may be sufficient cause to justify the rejection of your application or, if you have already become an employee, the immediate termination of your employment, subject to due process.

When you provide us with information about any other third party as part of the recruitment process (e.g. referees) then, before providing us with such information, you must inform the relevant individuals that you will disclose their personal data to us and provide a copy of this notice to them.

We will only process your personal data for the specific purpose of processing and managing your application. In particular we process candidates’ personal data to:

  • Undertake recruitment activities, such as determining the suitability of a candidate’s qualifications.
  • Assist us in managing external providers. (e.g. recruitment agencies)
  • Manage our HR records and Update the Hexagon employee database.
  • Reply to an official request from a public or judicial authority with the necessary authorisation.
  • Comply with any legal obligation imposed on Hexagon in relation to its recruitment practice.

It is our policy to retain your details for 12 months during which your candidacy will be assessed against other potential opportunities. Prior to the expiration of that 12 month period you will be notified of the impending deletion and you will be given a choice to remain on our database for a further 12 months. At any time during the recruitment process you can request your data to be deleted from our database. You are always able to apply to any position advertised by Hexagon once more.

For full details of how we process personal data please see our Privacy Policy.

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About Hexagon

Hexagon is a global leader in sensor, software and autonomous solutions. We are putting data to work to boost efficiency, productivity, and quality across industrial, manufacturing, infrastructure, safety, and mobility applications.

Our technologies are shaping urban and production ecosystems to become increasingly connected and autonomous – ensuring a scalable, sustainable future.

Hexagon’s Manufacturing Intelligence division provides solutions that utilise data from design and engineering, production and metrology to make manufacturing smarter.

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